top of page

Zakázkové desatero pro dodavatele (1. část): Podání nabídky.

Odborný článek pro dodavatele veřejných zakázek.

Zakázkové desatero pro dodavatele: Podání nabídky.
Zakázkové desatero pro dodavatele

Celý proces veřejné zakázky může z pohledu dodavatele působit formalizovaně, zdlouhavě a náročně co se administrativy týče. Pro dodavatele může být mnohdy obtížné zorientovat se nejen v podmínkách zakázky, ale také v jednotlivých požadavcích zadavatele, resp. způsobu přípravy, možných jednacích fázích zadávacího řízení a samotného podání žádosti o účast či nabídky. Tento článek si klade za cíl stručně a přehledně zdůraznit nejdůležitější informace pro dodavatele za účelem úspěšného podání nabídky.


Pro zjednodušení autorka upřesňuje, že je tento článek připraven na modelovou situaci nejednacího zadávacího řízení (např. zjednodušené podlimitní řízení, otevřené řízení, užší řízení apod.), neboť se jedná o nejvyužívanější druhy zadávacích řízení, se kterými se dodavatelé v praxi setkají. Není však vyloučeno, a je velice pravděpodobné, že mohou být informace a rady obsažené v tomto článku pro dodavatele přínosné i v případě dalších (jednacích) druhů zadávacích řízení.


Zadávací dokumentace


Základem úspěchu každého podání je pečlivě číst podmínky zadávací dokumentace, která představuje souhrn informací týkajících se příslušné veřejné zakázky, podmínek pro účast v zadávacím řízení, termíny a lhůty související se zakázkou, konkrétní smluvní podmínky a v neposlední řadě také informace o průběhu a ukončení příslušného zadávacího řízení. Dodavatelé by se měli zaměřit zejména na následující informace:

  • Předmět veřejné zakázky a předpokládaná hodnota veřejné zakázky: Co, jak, kdy a za kolik?

  • Zastropování ceny: Můžu překročit předpokládanou hodnotu zakázky? Není celková nabídková cena, či nabídková cena za dílčí položky zastropována? Někdy je v rámci zakázky stanovena maximální hodnota, kterou nelze překročit. Její překročení má pak za následek vyloučení či vyřazení dodavatele z účasti v zadávacím řízení. Cenový strop může být rovněž stanoven výhradně pro některé konkrétní položky/části požadovaného plnění.

  • Dělení zakázky: Je zakázka dělená na části? Pokud ano, můžu podat nabídku do všech částí? V případě, že je zakázka dělená na části, může zadavatel současně stanovit podmínku, že nabídku je možné podat pouze do jedné části, v případě podání nabídky do více částí pak může dojít až k vyloučení či vyřazení dodavatele.

  • Kvalifikace: Splňuji kvalifikační podmínky zakázky?

  • Spolupráce: Pokud podávám nabídku sám, společně či s poddodavateli, jsou uvedeny v zadávací dokumentaci pro tyto případy konkrétní podmínky?

  • Hodnocení: Jakým způsobem musí být zpracována nabídková cena či předloženy jiné údaje za účelem hodnocení (více viz samostatný bod 7 níže)? V případě hodnocení si musí dát dodavatelé obzvlášť pozor. Zadavatel je ze zákona oprávněn (nikoliv povinen!) využít možnosti objasnění či doplnění údajů, dokladů, vzorků nebo modelů. Zadavatel však nesmí žádat objasnění či doplnění u údajů, dokladů, vzorků či modelů, které jsou předmětem hodnocení. Pokud by tedy dodavatel doložil část hodnocení z jakéhokoli důvodu nesprávně či údaje pro hodnocení zapomněl doložit úplně, bude mít takové opomenutí či pochybení za následek vyloučení či vyřazení dodavatele. V lepších případech pak může dojít k neudělení příslušného počtu bodů za hodnocené kritérium. Zároveň je s ohledem na uvedené více než vhodné upozornit na skutečnost, aby dodavatelé (pokud možno) vyplnili nabídkovou cenu pouze na jednom místě nabídky (v případě, že to příslušná zadávací dokumentace nestanovuje jinak) a doplněnou cenu si důkladně zkontrolovali.To platí dvojnásob v případech, kdy je po dodavateli z různých důvodů vyžadováno vyplnit údaj o nabídkové ceně na více místech v nabídce (např. v příslušném ceníku a smlouvě) - zde je obzvlášť nezbytné věnovat správnému vyplnění patřičnou pozornost.

  • Obsah a forma nabídky: Je nabídka zpracována na celý rozsah plnění? Je možné předložit variantní řešení? Je nabídka předložena ve správném jazyce? Předkládám všechny doklady v souladu se zadávací dokumentací?

  • Způsob podání nabídky: Neuplynula lhůta pro podání nabídek? Jsem zaregistrován do příslušného elektronického nástroje? Splňuje nabídka technické parametry elektronického nástroje (velikost, formát atd.)?

Kvalifikace


Pokud si dodavatel odpoví kladně na otázku, zda splňuje příslušné kvalifikační podmínky zakázky, měl by jako další krok ověřit, zda je možné si prokázání kvalifikace usnadnit. Je možné nahradit kvalifikaci čestným prohlášením? Je takové čestné prohlášení již součástí zadávací dokumentace? Nevyplatí se pro účely častého podávání nabídek v rámci výběrových nebo zadávacích řízení obstarat si zápis do seznamu kvalifikovaných dodavatelů (či jiný obdobný doklad)? Všechny tyto dokumenty mohou výrazně urychlit proces administrace veřejné zakázky jak na straně dodavatele, tak na straně zadavatele.


Základní způsobilost


Základní způsobilost je jasně stanovená zákonem.[1] V případě, že nepostačuje za účelem jejího prokázání čestné prohlášení či dodavatel nedisponuje dokladem, jehož prostřednictvím je možné prokázání podmínek základní způsobilosti nahradit, bude nutné příslušné doklady s předstihem obstarat.[2]


Jedná se o:

  • výpis z evidence Rejstříku trestů (ve vztahu k sídlu dodavatele),

  • potvrzení příslušného finančního úřadu (ve vztahu k sídlu dodavatele a České republice),

  • písemné čestné prohlášení ve vztahu ke spotřební dani (ve vztahu k sídlu dodavatele a České republice),

  • písemné čestné prohlášení ve vztahu ke splatným nedoplatkům na pojistném nebo na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti (ve vztahu k sídlu dodavatele a České republice) a

  • výpis z obchodního rejstříku/čestné prohlášení v případě, že dodavatel v obchodním rejstříku není zapsán (ve vztahu k sídlu dodavatele a České republice).

U těchto dokladů se dodavatelé musí zaměřit zejména na následující:

  • jak dlouho bude vydání příslušného dokladu trvat?

  • je možné uvedený doklad stáhnout elektronicky přímo z příslušného rejstříku?

  • k jaké zemi se musí doklad vztahovat (k zemi sídla dodavatele nebo k České republice)?

  • mám doklady ke všem příslušným osobám?

  • jak starý může doklad maximálně být?

  • v jaké formě bude potřeba doklad předložit (originál/úředně ověřená konverze)?

Profesní způsobilost


Profesní způsobilost může zadavatel požadovat v různém rozsahu. Standardně zadavatelé vyžadují předložení výpisu z obchodního rejstříku (nebo jiné obdobné evidence dle jiného právního předpisu) a předložení výpisu z živnostenského rejstříku. Oba tyto výpisy je možné stáhnout ve formě elektronického originálu přímo z příslušných internetových stránek (obchodní rejstřík - https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik, živnostenský rejstřík - https://www.rzp.cz/portal/cs/) a není tedy nutné nikam fyzicky chodit. S dalšími doklady požadovanými za účelem prokázání splnění podmínek profesní způsobilosti je to již složitější. Nejčastěji se bude jednat o různé autorizace, osvědčení, členství v komorách atd. Dodavatelům v tomto případě doporučujeme využití možnosti odkazu, tedy splnění povinnosti předložit doklad prostřednictvím poskytnutí odkazu na odpovídající informace vedené v informačním systému veřejné správy nebo v obdobném systému vedeném v jiném členském státu, který umožňuje neomezený dálkový přístup. Takový odkaz musí obsahovat internetovou adresu a údaje pro přihlášení a vyhledání požadované informace, jsou-li takové údaje nezbytné.[3]


V případě, že jsou dle názoru dodavatele podmínky pro splnění profesní způsobilosti jakkoli nepřiměřené či nadbytečné, doporučujeme zaslat zadavateli žádost o vysvětlení zadávací dokumentace v zákonem stanovené lhůtě.[4] Pokud takováto situace nastane, je potřeba ji řešit před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Po uplynutí této lhůty již není možné jakkoli zadávací podmínky měnit a ani se proti nim ohrazovat.


Technická a Ekonomická kvalifikace


Zadavatel může za účelem prokázání zdrojů (lidských, kapacitních či technických), odborných schopností a zkušeností požadovat splnění podmínek technické kvalifikace. Rovněž může zadavatel požadovat prokázání ekonomické stability a zdraví podniku ve formě splnění podmínek ekonomické kvalifikace. V takovém případě doporučujeme dodavatelům pečlivě číst požadavky stanovené zadávací dokumentací. U technické kvalifikace se může jednat o seznam referenčních dodávek, služeb či stavebních prací, seznam členů realizačního týmu, osvědčení o vzdělání či kvalifikaci, popis technického vybavení atd. V rámci ekonomické kvalifikace pak může zadavatel požadovat předložení výkazu zisku a ztrát dodavatele za účelem prokázání splnění podmínky stanoveného minimálního ročního obratu dodavatele (či specifického obratu s ohledem na předmět plnění veřejné zakázky).


I v této části doporučujeme v případě jakýchkoli pochybností využít žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace v zákonem stanovené lhůtě, které by měl dodavatel zaslat ideálně prostřednictvím profilu zadavatel (pokud zadavatel nepreferuje dle zadávacích podmínek jiný způsob).


Podmínky na obsah a formu nabídky


Vzhledem k tomu, že proces veřejného zadávání je procesem vysoce formalizovaným, obsahují podmínky veřejných zakázek rovněž specifické podmínky na obsah a formu nabídky. Pozornou a důslednou přípravou nabídky v souladu se stanovenými podmínkami dojde nejen ke zrychlení a zefektivnění celého procesu následného posouzení a hodnocení nabídek, ale rovněž může zabránit případnému neúspěchu dodavatele.


Mezi stále opakující se podmínky lze zařadit následující požadavky:

  • každý může podat jen jedinou nabídku,

  • dodavatel, který podal nabídku, nesmí být současně osobou, jejímž prostřednictvím prokazuje jiný dodavatel v tomtéž řízení kvalifikaci,

  • nabídka musí být zpracována na celý rozsah plnění (nejsou připuštěny nabídky na dílčí plnění),

  • varianty nabídek jsou nepřípustné,

  • nabídku je nutné předložit v určitém (povětšinou českém v případě českých zadavatelů) jazyce,

  • cizojazyčné doklady je nutné předložit s překladem,

  • je nutné předložit informace v rozsahu krycího listu,

  • zadavatel trvá na předložení vyplněného návrhu smlouvy,

  • před uzavřením smlouvy bude vybraný dodavatel vyzván k předložení dalších dokumentů: originálů a úředně ověřených kopií, pojištění o odpovědnosti,

  • specifické místo v nabídce pro uvedení nabídkové ceny atd.


Hodnocení nabídek


Předložení údajů, dokladů, vzorků nebo modelů rozhodných pro hodnocení je v rámci podání nabídek zcela klíčové. Jedná se totiž o jediné údaje (doklady, vzorky či modely), které není v rámci objasnění či doplnění nabídky možné doplnit. Na toto téma existuje rozsáhlá rozhodovací praxe. Zákon umožňuje alespoň opravu položkového rozpočtu, pokud však není dotčena celková nabídková cena nebo jiného hodnocené kritérium, nicméně ani tak nelze na tento fakultativní nástroj zadavatele zcela spoléhat.[5] Upozorňujeme, že jak již bylo uvedeno výše, zadavatel má možnost, nikoli povinnost požádat dodavatele o objasnění či doplnění nabídky a jako takovou ji nemusí vždy využít.


Dodavatelům tedy doporučujeme věnovat obzvlášť velkou pozornost při předkládání údajů určených k hodnocení, pečlivou kontrolu, že skutečně předkládají správný soubor a rovněž kontrolu, že v případě tabulek obsahující jakékoli vzorce, jsou tyto vzorce správné a dobře počítají. V případě, že dodavatel zjistí, že tabulka určená pro výpočet celkové nabídkové ceny nefunguje správně, doporučujeme dodavateli, aby na tuto skutečnost zadavatele zavčasu upozornil prostřednictvím žádosti o vysvětlení. Rozhodně není snahou autora vzbudit v dodavateli dojem, že odpovídá za správnost či úplnost nastavení vzorců či jiných parametrů zadávacích podmínek, které jdou v případě nepřesností či nejednoznačnosti vždy k tíži zadavatele. Je však při nejmenším vhodné, aby dodavatel v případě zjištění nedopatření zadavatele, na příslušnou nesrovnalost či nepřesnost upozornil. Po uplynutí lhůty pro podání nabídek již nebude možné takovou vadu zhojit a v krajním případě tak může dojít až ke zrušení veřejné zakázky.


Lhůta pro podání nabídek


Od chvíle vyhlášení zakázky až po uplynutí lhůty pro podání nabídek je možné postup dodavatele rozdělit do následujících kroků:

  • Předběžné studium zadávacích podmínek.

  • Rozhodnutí dodavatele, zda podá nabídku.

  • Pokud ano, pečlivé studium zadávacích podmínek a příprava nabídky v souladu se zadávacími podmínkami.

  • V případě jakýchkoliv nejasností či nesouhlasu s uvedenými podmínkami - zaslání žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace ve stanovené lhůtě.

  • V krajním případě je možné během lhůty pro podání nabídek podat rovněž námitky v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek.

  • Na závěr je nutné sledovat veřejnou zakázku na profilu zadavatele - může dojít ke změně zadávacích podmínek či prodloužení lhůty pro podání nabídek. Pokud se zadávací podmínky změnily až po podání nabídky, je nutné zkontrolovat, zda není potřeba nabídku upravit a podat znovu. Pozor, dodavatel musí nejdříve původní nabídku vzít zpět a podat jít znovu. V opačném případě by došlo k dvojímu podání nabídky, což je důvod pro vyloučení či vyřazení dodavatele.


Podání nabídky


Ve chvíli, kdy je nabídka připravena, dostává se dodavatel k samotnému podání. V první řadě je nutné ověřit, že v rámci elektronického nástroje, jehož prostřednictvím bude dodavatel nabídku podávat, má dodavatel zřízený přístup či registraci a zná své přihlašovací údaje. Po finální kontrole nabídky, zejména v rozsahu hodnotících údajů, je možné přejít k samotnému podání nabídky. Velmi důrazně doporučujeme nabídku podávat s předstihem. V případě jakýchkoliv technických závad půjde opožděné podání vždy k tíži dodavatele. Nabídky není možné po uplynutí lhůty pro podání nabídek přijmout, resp. k nim není přihlíženo.


Doplnění a objasnění nabídky


Na závěr je nutné počítat s tím, že podáním nabídky proces nekončí. Dodavatelé mohou být vyzváni k doplnění či objasnění nabídky. V rámci případných výzev k objasnění či doplnění bude zpravidla stanovena lhůta k doložení a její marné uplynutí může mít za následek vyloučení či vyřazení dodavatele. Zadavatel však může zmeškání této lhůty prominout. Zadavatel může dodavatele rovněž vyzývat i opakovaně. Doporučujeme si tedy v rámci daného elektronického nástroje nastavit notifikace a sledovat jakoukoliv aktivitu v rámci konkrétní veřejné zakázky (zejména v přijatých zprávách konkrétní veřejné zakázky).


Mgr. Jana Karbanová - profilová fotografie

Mgr. Jana Karbanová

Právník | Specialista veřejných zakázek

Veřejné zakázky 24


Datum uveřejnění článku: 05.10.2023


Prémiový obsah je k dispozici na herohero a spotify.


Seznam použitých zdrojů a další užitečné odkazy:

[1] § 73 a násl. zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.

[2] Doklady, kterými dodavatel prokazuje splnění podmínek základní způsobilosti jsou uvedeny v § 75 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.

[3] § 45 odst. 4 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.

[4] § 98 a 99 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.

[5] § 46 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.



Ministerstvo pro místní rozvoj ČR - Portál VZ: https://portal-vz.cz/uvod/

Sociálně odpovědné veřejné zadávání: https://www.sovz.cz


Vzor citace:

KARBANOVÁ, J. Zakázkové desatero pro dodavatele (1. část): Podání nabídky. Veřejné zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami. Odborný článek 04/23 ze dne 05.10.2023.


Další informace:


Tento článek si můžete zdarma stáhnout ve formátu .pdf zde:

KARBANOVA, J._Zakazkove desatero_1.cast_clanek
.pdf
Download PDF • 771KB

Chtěli bychom Vás upozornit, že obsah tohoto odborného článku nelze chápat jako poskytování odborných informací nebo rad ve smyslu ust. § 2950 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, a rovněž ani jako poskytování právních služeb ve smyslu ust. § 1 odst. 2 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů. Charakter našich článků má posloužit k přiblížení a zpřehlednění právní úpravy veřejných zakázek, nikoliv jako profesionální právní návod k jejímu užití.


Upozorňujeme, že článek čepá výhradně z platné a účinné právní úpravy ke dni vydání článku a není v čase aktualizován.


© Veřejné Zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami | zakazkovy-pruvodce.cz

Comentários


bottom of page