top of page

Praktické tipy pro zadavatele: Administrace veřejné zakázky

Odborný článek s praktickými tipy pro zadavatele veřejných zakázek

Praktické tipy pro zadavatele: Administrace veřejných zakázek
Praktické tipy pro zadavatele

V sérii již vydaných článků, naučných videí a přednášek jsme se prozatím zabývali především zákonným výkladem, vysvětlením pojmů a obecně teorií spojenou s veřejnými zakázkami. V tomto článku se zaměříme na konkrétní praktické tipy z praxe, se kterými administrátoři veřejných zakázek pracují, a které mohou usnadnit praktickou práci zakázkáře. Tento článek tedy může sloužit i jako check-list a pomocník pro zadavatele a nováčky v oblasti veřejného zadávání, aby se vyvarovali zbytečným, avšak poměrně častým chybám, se kterými se autor setkal a o kterých by sám rád věděl před vstupem do zakázkářského světa. Účelem článku je vypíchnutí konkrétních vybraných aspektů zadávacího řízení z pohledu administrátora.


Profil zadavatele a zadávací dokumentace

Jak bylo řečeno již v předchozích příspěvcích z dílny Veřejných zakázek 24, uveřejnění zadávací dokumentace na profilu zadavatele je jedním z nejdůležitějších okamžiků v rámci zadávacího řízení. Administrátor by měl vždy zohlednit druh zadávacího řízení ke konkrétní veřejné zakázce a podle toho uveřejnit zadávací dokumentaci na profilu zadavatele. Např. u zjednodušeného podlimitního řízení (a zpravidla v případě veřejných zakázek malého rozsahu) dochází k zahájení řízení uveřejněním zadávacích podmínek na profilu zadavatele; zatímco v případě veřejných zakázek v nadlimitním režimu by měla být zadávací dokumentace uveřejněna na profilu od okamžiku uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení dle § 212 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“) viz náš nedávný článek č. 03/23 ze dne 21. 9. 2023 s názvem “Zahájení zadávacího řízení a uveřejnění zadávací dokumentace: … co, jak a především kdy? [1]” .


S ohledem na skutečnost, že je profil zadavatele (resp. na něm uveřejněné informace a dokumenty) zcela zásadním zdrojem informací pro dodavatele (a tedy potenciální účastníky zadávacího/výběrového řízení na veřejnou zakázku), je nezbytné věnovat uveřejněným informacím náležitou pozornost. S přihlédnutím ke zkušenostem z praxe doporučujeme vždy zkontrolovat uveřejněné informace, dokumenty a lhůty po jejich zveřejnění na profilu zadavatele. V rámci doporučené kontroly by se měl administrátor zaměřit především na to, zda v elektronickém nástroji správně doplnil předpokládanou hodnotu veřejné zakázky (pokud ji chtěl uveřejnit), lhůty k zadávacímu/výběrovému řízení a zda uveřejnil všechny dokumenty tvořící zadávací podmínky ve verzích určených k uveřejnění. Mimo to by měl administrátor průběžně kontrolovat, zda na všech dříve zmíněných místech, tj. na profilu zadavatele a případně jednotlivých věstnících, uveřejnil informace konzistentně tak, aby nebyl dán prostor pro nejasný, nejednoznačný či nepřesný výklad a interpretaci těchto informací, tím spíše, aby informace ve věstnících nebyly s těmi na profilu v rozporu.


V případě, kdy zadavatel zvolil patrně nejvíce využívanou cestu a k předložení nabídkové ceny požaduje doplnit modelový příklad nebo položkový rozpočet, nejčastěji ve formátu .xlsx, by pak měl administrátor před zveřejněním provést rovněž kontrolu, zda dané přílohy správně automaticky počítají a zda jsou odemčeny pouze v oblastech určených k doplnění ze strany dodavatelů.


Fáze přijímání žádostí o vysvětlení zadávacích podmínek

Po zahájení zadávacího a zpravidla i výběrového řízení může dojít k situaci, kdy dodavatelé v souladu se ZZVZ a zadavatelem stanovenými pravidly podají žádosti o vysvětlení zadávacích podmínek. V takovém případě se v rámci zadávacích řízení obecně uplatní postup upravený v § 98 ZZVZ, kdy zadavatel uveřejní vysvětlení zadávacích podmínek na svém profilu, a to u nadlimitních řízení ve lhůtě stanovené v § 98 odst. 1 ZZVZ a u podlimitních řízení ve lhůtě dle § 54 odst. 5 ZZVZ.


Pro administrátora veřejných zakázek je zásadní dodržet postup upravený v § 98 odst. 3 ZZVZ, tzn. typicky uveřejnit nejen odpověď, ale i přesné znění obdrženého dotazu bez identifikace dodavatele, který jej podal. S ohledem na dodržení zásady transparentnosti a rovného přístupu je tedy nezbytné, aby měli dodavatelé, resp. všichni potenciální účastníci řízení k veřejné zakázce přístup k vysvětlení zadávacích podmínek ve stejný čas a ve stejném rozsahu, čehož se v souladu se zněním ZZVZ dosáhne nejlépe právě uveřejněním vysvětlení na profilu zadavatele.



Zároveň by měl administrátor znát i pravidla spojená s uveřejněním vysvětlení stran dodržení zákonných lhůt. S ohledem na zajištění plynulosti zadávacího řízení stanovuje ZZVZ, do kdy mohou účastníci zadávacího řízení podat žádost o vysvětlení zadávacích podmínek - podají-li žádost o vysvětlení před uplynutím dané lhůty, je zadavatel vždy povinen na danou žádost reagovat a poskytnout vysvětlení. Například u nadlimitního řízení je tato lhůta stanovena na 9 pracovních dní před uplynutím lhůty pro podání nabídek - jedná se o součet lhůty 5 pracovních dní dle § 98 odst. 1 písm. a) ZZVZ, ve kterých má být vysvětlení uveřejněno na profilu zadavatele a na ní navázanou povinnost doručit žádost o vysvětlení “včas” dle § 98 odst. 3 ZZVZ, tzn. nejpozději 3 pracovní dny před lhůtou pro uveřejnění vysvětlení. Je-li žádost o vysvětlení zadávacích podmínek podána v příslušné lhůtě, je zadavatel povinen uveřejnit vysvětlení do 3 pracovních dnů a případně za každý den prodlení prodloužit lhůtu pro podání nabídek (tzn. prodloužit alespoň o tolik pracovních dnů, o kolik se zpozdil). I pokud je žádost o vysvětlení podána opožděně, tj. po uplynutí příslušné lhůty, měl by se vždy zadavatele (potažmo příslušný administrátor) zabývat jejím obsahem - může totiž dojít ke zjištění, že obsah dotazu směřuje na tak podstatnou nejasnost nebo nedostatek v zadávacích podmínkách, že by bez poskytnutí vysvětlení (nebo případné změny či doplnění) nebyly zadávací podmínky dostatečně úplné a přesné, čímž by se zadavatel mohl dopustit nedodržení ust. § 36 odst. 3 ZZVZ, které mimo jiné stanovuje, že “zadávací podmínky zadavatel stanoví a poskytne dodavatelům v podrobnostech nezbytných pro účast dodavatele v zadávacím řízení”[2]. V takovém případě by nedostatky zadávacích podmínek šly k tíži zadavatele a v krajních případech by mohly mít za následek až neporovnatelnost obdržených nabídek, tzn. mohly by představovat objektivní překážku pro účast dodavatelů v zadávacím řízení.


Dále je třeba mít na paměti, že společně s vysvětlením zadávacích podmínek může dojít i k jejich změně nebo doplnění. V případě zásahu do zadávacích podmínek je vždy nezbytné posoudit rozsah provedených změn a na základě toho přiměřeně prodloužit v souladu s § 99 ZZVZ lhůtu pro podání nabídek. V případě změn či doplnění, které mohou mít vliv na okruh účastníků (typicky např. změna požadavků na prokázání profesní způsobilosti či technické kvalifikace dodavatelů nebo úprava technické specifikace požadovaného předmětu plnění veřejné zakázky) by měl zadavatel přistoupit k prodloužení lhůty tak, aby činila celou svou původní délku. I této problematice jsme se již na platformě Veřejné zakázky 24 věnovali a to především v odborném článku č. 05/23 ze dne 19. 10. 2023 s názvem “Prodloužení lhůty pro podání nabídek optikou aktuální rozhodovací praxe ÚOHS".[3]


Fáze otevírání nabídek

V rámci otevírání nabídek by měl mít administrátor na paměti především znění § 108 ZZVZ, podle kterého otevře zadavatel nabídky podané účastníky zadávacího řízení po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Zároveň by mělo být v postupu osoby otevírající nabídky zohledněno, zda dochází k otevírání nabídek v elektronické nebo listinné podobě. S ohledem na elektronizaci v oblasti veřejných zakázek se administrátor s největší pravděpodobností setká nejčastěji s otevíráním nabídek podaných v elektronické podobě. V takovém případě by měl administrátor především zkontrolovat, zda k otevření nabídky dochází po stanovené lhůtě pro podání nabídek - splnění podmínek dle § 109 odst. 2 ZZVZ, tzn. skutečnost, že nabídky byly podány před uplynutím lhůty pro podání nabídek (tzn. nebyly podány opožděně) a že s nabídkami nebude před jejich otevřením manipulováno, zajistí standardně samotný certifikovaný elektronický nástroj.


Po otevření nabídek nastává fáze hodnocení a posouzení nabídek. Mimo pravidel obsažených v ZZVZ doporučujeme rovněž kontrolovat, zda nabídky účastníků reflektují případné změny zadávacích podmínek v průběhu lhůty pro podání nabídek, tzn. zda např. u položkových rozpočtů byla do nabídky vyplněna a předložena poslední uveřejněná verze položkového rozpočtu, zda účastník řízení nevyplnil rozdílnou nabídkovou cenu na více místech ve své nabídce (např. přímo v elektronickém nástroji) apod. V obou popsaných případech by se jednalo o nesplnění zadávacích podmínek, resp. nezhojitelnou vadu nabídky.


Zároveň by měl mít administrátor povědomí o poměrně nové povinnosti stanovené v rámci § 109 ZZVZ, kdy mohou účastníci řízení požádat o zpřístupnění anonymizovaných údajů z obdržených nabídek odpovídajícím číselně vyjadřitelným kritériím hodnocení. Nejčastěji tedy půjde o uveřejnění či zaslání anonymizovaného seznamu účastníků řízení a jejich nabídkových cen. Znění ZZVZ přitom dává možnost sdělit dané údaje pouze účastníkům řízení k veřejné zakázce (typicky formou zprávy v rámci elektronického nástroje) nebo formou uveřejnění dokumentu obsahující dané informace na profilu zadavatele - zadavateli ovšem nad rámec této úpravy nic nebrání v tom sdělit informace i jiným subjektům, pokud to např. v rámci zájmu o co nejvyšší tranparentnost chtějí. Zásadním aspektem dané povinnosti zadavatele je zpřístupnění údajů všem účastníkům řízení v rámci dodržení zásady rovného zacházení - není tedy možné požadované údaje sdělit pouze jednomu účastníkovi bez ohledu na to, zda právě on uplatnil právo zakotvené v § 109 odst. 3 ZZVZ.


Výběr dodavatele

Po řádném dokončení provedení hodnocení a posouzení nabídek přichází na řadu výběr dodavatele a oznámení tohoto výběru ostatním účastníkům zadávacího řízení (od nedávna vyjma situace předvídaně v § 50 ZZVZ, kdy je v zadávacím řízení jediný účastník řízení). Podrobněji se tomuto procesu věnujeme v jednom z našich odborných přednášek, nicméně pro účely tohoto článku si autor dovoluje vyzdvihnout dva aspekty, které by měl mít administrátor na paměti - správnou identifikaci účastníků zadávacího řízení a povinnost oznámit jim výběr.


V rámci nabídek může zadavatel narazit na situaci, kdy účastníci zadávacího řízení nesprávně doplní své identifikační údaje. Může se např. stát, že některý z účastníků řízení doplní špatně svůj název společnosti oproti údajům v obchodním rejstříku (typicky může popsaná situace nastat u velkých a malých písmen v názvu dodavatele nebo ve špatně doplněné formě dodavatele), udělá chybu v rámci doplnění IČO nebo uvede sídlo rozdílně oproti údajům uvedeným v rámci obchodního rejstříku. Uvedené situace by správně měly být řešeny zasláním žádostí o doplnění nebo objasnění nabídky dle § 46 ZZVZ, nicméně s ohledem na rozsah daných nepřesností v nabídkách si může zadavatel v souladu s § 39 odst. 5 ZZVZ předložené údaje ověřovat či doplňovat také sám, pokud nejsou předmětem hodnocení.


Uvedená možnost zadavatele obstarávat a ověřovat si údaje z vlastního popudu je vhodná právě pro kontrolu a případnou úpravu informací obsažených v nabídkách účastníků zadávacího/výběrového řízení, které jsou dostupné v systémech veřejné správy, tj. pro účely veřejných zakázek především v obchodním rejstříku, živnostenském rejstříku a v seznamu kvalifikovaných dodavatelů. S ohledem na dodržení zásady transparentnosti a informační povinnosti vůči účastníkům zadávacího řízení, by si měl administrátor vždy ověřit identifikační údaje předložené v nabídkách dodavatelů oproti údajům obsaženým ve zmíněných systémech veřejné správy, a případně je pro účely oznámení o výběru (potažmo zprávy o hodnocení nabídek) uvést ve znění odpovídajícím zapsaným informacím ve veřejně dostupných registrech a rejstřících. Ve vztahu k seznamu kvalifikovaných dodavatelů pak doporučujeme pro účely fáze posouzení nabídek a splnění podmínek účasti vždy zkontrolovat, zda v něm účastníci řízení nejsou zapsáni - v případě, kdy dojde nejprve k hodnocení nabídek pak doporučujeme provést danou kontrolu ve vztahu k vybranému dodavateli. Důvodem je skutečnost, že v případě zápisu účastníka/vybraného dodavatele do seznamu kvalifikovaných dodavatelů nebude s největší pravděpodobností nutné vyzvat k doplnění dokumentů prokazujících splnění podmínek základní a profesní způsobilosti.


Druhým důležitým hlediskem oznamovací povinnosti je skutečnost, že zadavatel má dle § 50 i § 123 ZZVZ oznámit výběr všem účastníkům zadávacího řízení. Je tedy třeba znát pravidla vztahující se k definici “účastníka zadávacího řízení” dle § 47 ZZVZ. Jako potenciálně problémové se může jevit oznámení výběru dodavatele v situaci, kdy došlo k vyloučení některého z účastníků zadávacího řízení - v takovém případě je nutné brát v potaz skutečnost, zda již došlo k zániku účastenství dodavatele vyloučeného ze zadávacího řízení v souladu s § 47 odst. 2 ZZVZ - jinými slovy, zda již došlo k uplynutí příslušné blokační lhůty. Administrátor se může nejčastěji nacházet v situaci, kdy došlo k vyloučení účastníka řízení, avšak prozatím neuplynula danému účastníkovi lhůta 15 dnů pro podání námitek proti předmětnému vyloučení. V takovém případě je zadavatel povinen oznámit výběr dodavatele i vyloučenému účastníkovi, tzn. administrátor by měl oznámení o výběru zaslat i vyloučenému dodavateli, který má stále právo na podání námitek.


Konec zadávacího řízení

Obdobně jako u kontroly předložených údajů pro účely hodnocení a posouzení nabídek, resp. doplnění daných údajů do dokumentů, které oznamují a blíže popisují proces výběru dodavatele, by měl administrátor zkontrolovat i údaje doplněné do smlouvy (za předpokladu, že měli dodavatelé do nabídky předložit vyplněný návrh smlouvy či jiný dokument s údaji do smlouvy) určené k podpisu ze strany vybraného dodavatele. V této závěrečné fázi doporučujeme identifikační údaje smluvních stran doplňovat opět s využitím obchodního rejstříku. Dále je vhodné zkontrolovat doplněné ID datových schránek v seznamu datových schránek, který je veřejně dostupný na adrese https://www.mojedatovaschranka.cz/sds/.


Jako poslední bod tohoto článku si dovolujeme připomenout, že podpisem smlouvy práce administrátora nekončí - dle ZZVZ je nutné splnit ještě uveřejňovací povinnosti, tj. vypracovat a uveřejnit o každém proběhlém zadávacím řízení písemnou zprávu v souladu s § 217 ZZVZ, a dále odeslat k uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení v souladu s § 126 a § 212 ZZVZ, popř. jeho zrušení viz § 128 ZZVZ.


V případě těchto uveřejňovacích povinností je pak nutné zohlednit příslušné lhůty, kdy pro uveřejnění písemné zprávy zadavatele na profilu je stanovena lhůta 30 pracovních dnů, zatímco u oznámení o výsledku zadávacího řízení se uplatní povinnost odeslat jej k uveřejnění do 30 kalendářních dnů od ukončení zadávacího řízení.


Zároveň je zadavatel v souladu s § 219 ZZVZ povinen uveřejnit smlouvu a skutečně uhrazenou cenu na svém profilu do 30 dnů od jejího uzavření - v praxi nicméně zadavatelé nejčastěji zveřejňují smlouvy v rámci registru smluv, a to s ohledem na povinnosti stanovené v zákonu č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o registru smluv”). Velmi zjednodušeně lze říci, že je-li hodnota smlouvy vyšší než 50 000,- Kč bez DPH a smlouva svým předmětem nespadá pod některou z výjimek obsažených v § 3 zákona o registru smluv, je nezbytné smlouvu z veřejné zakázky uveřejnit v anonymizované v podobě registru smluv, aby nabyla účinnosti. V takovém případě se uplatní ustanovení § 219 odst. 1 písm. d) ZZVZ a zadavateli postačí uzavřenou smlouvu uveřejnit v registru smluv bez nutnosti uveřejnění na profilu.


Závěr

Na závěr je na místě uvést, že výše popsané aspekty zadávacího řízení nepředstavují kompletní shrnutí všech kroků souvisejících s administrací veřejnou zakázky, nicméně autor doufá, že se v rámci tohoto článku podařilo shrnout a zdůraznit vybrané a důležité aspekty v zadávacím řízení a případně také usnadnit orientaci v rámci procesu zadání veřejné zakázky.


Mgr. Jana Karbanová - profilová fotografie

Mgr. Štěpán Nedoma

Právník | Specialista veřejných zakázek

Veřejné zakázky 24


Datum uveřejnění článku: 16.11.2023


Prémiový obsah je k dispozici na herohero a spotify.


Seznam použitých zdrojů a další užitečné odkazy:

[1] Nedoma, Š. Zahájení zadávacího řízení a uveřejnění zadávací dokumentace (ve smyslu § 212 odst. 6 a 7 ZZVZ): Co, jak a především kdy?. Veřejné zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami. Odborný článek 03/23 ze dne 21.09.2023. Dostupné z: https://www.zakazkovy-pruvodce.cz/post/zahajeni-zr-a-uverejneni-zd.


[2] Ust. § 36 odst. 3 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.


[3] NEDOMA Š. Prodloužení lhůty pro podání nabídek optikou aktuální rozhodovací praxe ÚOHS. Veřejné zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami. Odborný článek 05/23 ze dne 19.10.2023. Dostupné z: https://www.zakazkovy-pruvodce.cz/post/prodlouzeni-lhuty-pro-podani-nabidek.


Ministerstvo pro místní rozvoj ČR - Portál VZ: https://portal-vz.cz/uvod/

Sociálně odpovědné veřejné zadávání: https://www.sovz.cz


Vzor citace:

NEDOMA, Š. Praktické tipy pro zadavatele: Administrace veřejné zakázky. Veřejné zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami. Odborný článek 07/23 ze dne 16.11.2023.


Další informace:


Tento článek si můžete zdarma stáhnout ve formátu .pdf zde:

NEDOMA S._Praktické tipy pro zadavatele_clanek
.pdf
Download PDF • 617KB

Chtěli bychom Vás upozornit, že obsah tohoto odborného článku nelze chápat jako poskytování odborných informací nebo rad ve smyslu ust. § 2950 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, a rovněž ani jako poskytování právních služeb ve smyslu ust. § 1 odst. 2 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů. Charakter našich článků má posloužit k přiblížení a zpřehlednění právní úpravy veřejných zakázek, nikoliv jako profesionální právní návod k jejímu užití.


Upozorňujeme, že článek čepá výhradně z platné a účinné právní úpravy ke dni vydání článku a není v čase aktualizován.


© Veřejné Zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami | zakazkovy-pruvodce.cz

Comments


bottom of page