top of page

Zakázkové desatero pro dodavatele (2. část): Od podání nabídky k uzavření smlouvy

Odborný článek pro dodavatele veřejných zakázek.

Zakázkové desatero pro dodavatele: Od podání nabídky k uzavření smlouvy
Zakázkové desatero pro dodavatele 2. část

Jak již bylo uvedeno v rámci prvního článku zaměřeného na dodavatelské desatero, který byl uveřejněn dne 05. 10. 2023 [1], proces zadání veřejné zakázky může pro dodavatele působit v některých případech formalizovaně, zdlouhavě a administrativně náročně. Po shrnutí nejdůležitějších informací pro dodavatele ve fázi od vyhlášení veřejné zakázky až po podání nabídky se nyní budeme věnovat procesu výběru dodavatele, a to od okamžiku podání nabídky, resp. od uplynutí lhůty pro podání nabídek do okamžiku ukončení zadávacího řízení. Cílem tohoto článku je popsání povinných procesů na straně zadavatele tak, aby dodavatelé získali přehled o tom, co se v zadávacím řízení v předmětném období děje a dále upozornit na klíčové momenty, kdy musí dodavatelé jednat, aby mj. úspěšně uzavřeli smlouvu na veřejnou zakázku.


Pro zjednodušení bude následující proces výběru dodavatele popsán na modelové situaci standardního zadávacího řízení (zjednodušené podlimitní řízení a otevřené řízení). Uvedené informace a rady jsou však mnohdy aplikovatelné i na další druhy zadávacích řízení.


Hodnocení nabídek

Po uplynutí lhůty pro podání nabídek se zadavatel zpravidla rozhodne, zda bude nabídky nejprve hodnotit či posuzovat. Zjednodušeně lze říci, že v případě vyššího počtu podaných nabídek bude pro zadavatele procesně snažší nabídky nejprve hodnotit a až následně posoudit pouze ekonomicky nejvýhodnější (vítěznou) nabídku. Pokud je v zadávacím řízení jediný účastník, může být zadavatelem vybrán i bez provedení hodnocení.


Mohu jako účastník řízení v této fázi něco dělat? S ohledem na novelu zakázkového zákona ze dne 16. 7. 2023 mohou účastníci zadávacího řízení po skončení lhůty pro podání nabídek písemně požádat o předložení údajů z nabídek, které odpovídají číselně vyjádřitelným kritériím hodnocení, a to bez identifikačních údajů jednotlivých účastníků. Skrze tuto zákonnou možnost může tedy účastník zjistit, na jaké pozici se v zadávacím řízení nachází, resp. jak velkou má v zadávacím řízení konkurenci ze strany jiných účastníků a s tím spojenou šanci na případný úspěch. To může být pro dodavatele důležité např. u stavebních zakázek a souvisejícího vyčlenění materiálu či interních kapacit ke konkrétní neukončené veřejné zakázce. Zadavatel je povinen této žádosti vyhovět do 5 pracovních dní a požadované údaje zaslat všem účastníkům zadávacího řízení či je rovnou uveřejnit na profilu zadavatele.[2] Této možnosti lze dle zakázkového zákona využít v případě zadávacího řízení; bude tedy na konkrétních zadavatelích, zda daná informace poskytnou i v jiných režimech, například u veřejných zakázek malého rozsahu.


Posouzení nabídek

V rámci posouzení nabídek zadavatel zkoumá, zda podané nabídky splňují všechny zákonné a zadávací podmínky. Konkrétně bude zadavatel posuzovat splnění podmínek účasti v zadávacím řízení a dalších podmínek, tj. způsobilosti a kvalifikace (základní a profesní způsobilost; ekonomická a technická kvalifikace), předložení všech požadovaných dokladů a dokumentů (například cenová nabídka, katalogové listy, prohlášení o shodě, pojištění atd.) a splnění dalších podmínek a náležitostí nabídky (např. jazyk a forma nabídky, případné překlady, variantní řešení atd.). Dodavatelé mohou v této fázi, jsou-li účastníci řízení, rovněž zadavatele písemně požádat o předložení údajů z nabídek, jak je uvedeno výše.


Výzva k doplnění a objasnění nabídky

Zadavatel může v rámci posouzení nabídek vyzvat účastníky zadávacího řízení k objasnění či doplnění předložených údajů, dokladů, vzorků nebo modelů. Tuto žádost může zadavatel zaslat opakovaně a také může lhůtu stanovenou pro doplnění požadovaného prodloužit či prominout. Jedná se však pouze o možnost, nikoli povinnost zadavatele.

Doporučujeme tedy dodavatelům po podání nabídky sledovat aktivitu v elektronickém nástroji (zejména kontrolovat přijaté zprávy a notifikace v emailové schránce) či datové schránce a hlídat si stanovené lhůty k doplnění a objasnění. V rámci doplnění není možné doplnit údaje, doklady, vzorky nebo modely, které mají být předmětem hodnocení, jedinou výjimkou je oprava položkového rozpočtu, pokud není dotčena celková nabídková cena nebo jiné kritérium hodnocení. Dodavatel má v případě, že ho zadavatel vyzve k objasnění či doplnění některých chybějících či nejasných údajů, informací či dokladů v nabídce, možnost požádat zadavatele o prodloužení stanovené lhůty pro objasnění a doplnění nabídky.


Vyloučení účastníka z další účasti v zadávacím řízení

Zadavatel může vyloučit účastníka zadávacího řízení ze zákonem vymezených důvodů, a to kdykoliv průběhu zadávacího řízení pokud:

  1. předložené údaje, doklady, vzorky nebo modely nesplňují zadávací podmínky, nebyly vůbec doloženy, nebyly objasněny či doplněny na základě žádosti zadavatele (viz bod 3) či neodpovídají skutečnosti a měly nebo mohou mít vliv na posouzení či hodnocení;

  2. účastník neprokázal poskytnutí jistoty nebo nezajistil poskytnutí jistoty po dobu trvání zadávací lhůty;

  3. nabídka účastníka obsahuje mimořádně nízkou nabídkovou cenu a současně nebyla na písemnou žádost zadavatele účastníkem zdůvodněna;

  4. došlo k prokazatelnému nedodržení povinnosti vyplývajících z konkrétních právních předpisů, střet zájmů, narušení hospodářské soutěže, jedná se o nespolehlivého dodavatele, došlo k pokusu ovlivnění rozhodnutí zadavatele či neoprávněného získání neveřejných informací, které mohly zajistit neoprávněné výhody v řízení, závažné profesní pochybení;

  5. došlo k uzavření zakázané dohody podle zákona o ochraně hospodářské soutěže, nedovolené přípravě nabídek ve vzájemné shodě;

  6. účastník je akciovou společností a nemá vydány výlučně zaknihované akcie.[3]

Doporučujeme tedy dodavatelům věnovat zvýšenou pozornost zakázkovým zákonem předvídaným situacím. V případě, že by už k samotnému vyloučení z další účasti v zadávacím řízení přeci jen došlo, mohou se účastníci zadávacího řízení proti vyloučení bránit podáním námitek (více viz bod 6).[4]


Výběr dodavatele veřejné zakázky

Po ukončení posouzení a hodnocení nabídek je zadavatel povinen vybrat k uzavření smlouvy účastníka zadávacího řízení, jehož nabídka byla vyhodnocena jako ekonomicky nejvýhodnější. V případě, že zadavatel z důvodu účasti jediného účastníka nehodnotil, může zadavatel vybrat k uzavření smlouvy tohoto jediného účastníka tzv. bez provedení hodnocení. Zadavatel vybraného dodavatele vyzve v souladu se zadávacími podmínkami k předložení dokladů, pokud takové stanovil a nemá je již k dispozici, rozhodne o výběru dodavatele a tento výběr oznámí všem účastníkům zadávacího řízení. Zadavatel rovněž u vybraného dodavatele zjistí údaje o skutečném majiteli.

V praxi tedy obdrží dodavatelé výsledek zadávacího řízení ve formě oznámení o výběru dodavatele prostřednictvím elektronického nástroje, případně může dojít k uveřejnění oznámení na profilu zadavatele (tj. v případě zjednodušeného podlimitního režimu). V tomto ohledu je vhodné upozornit, že zadavatel není zákonem vázán konkrétním časovým obdobím od konce lhůty pro podání nabídek, ve kterém musí výběr dodavatele oznámit. Jediným faktorem, který zadavatele limituje, je skutečnost, že zadavatel výběr dodavatel oznámí bez zbytečného odkladu od ukončení hodnocení nabídek nebo elektronické aukce, pokud byla použita. Zároveň je vhodné podotknout, že zadavatel není povinen oznámení o výběru dodavatele vyhotovit a odeslat v případě, že je v zadávacím řízení pouze jediný účastník zadávacího řízení.


Výzva k předložení dokladů před uzavřením smlouvy (také známá jako výzva k poskytnutí součinnosti před podpisem smlouvy)

V okamžiku výběru dodavatele bude před podpisem smlouvy opět nutné poskytnout potřebnou součinnost. Zadavatel si v souladu se zákonem a s konkrétními zadávacími podmínkami vyžádá doklady o kvalifikaci, doklady a vzorky, jejichž předložení je podmínkou uzavření smlouvy, originály nebo úředně ověřené kopie a další požadované dokumenty. V praxi se nejčastěji bude jednat o elektronické originály či úředně ověřené kopie, různé doklady o pojištění, prohlášení o shodě atd. Díky výše zmiňované novele zakázkového zákona ze dne 16. 7. 2023 bylo zadavatelům umožněno upustit od vyžadování originálů či úředně oveřených kopií a je tedy možné očekávat, že celý proces před uzavřením smlouvy bude značně zkrácen.

Dodavatelům v tomto bodě autorka článku doporučuje, aby doklady požadované k předložení před podpisem smlouvy předkládali ideálně již do nabídky, aby nedocházelo k nadbytečnému prodlužování procesu uzavírání smlouvy na veřejnou zakázku - neposkytnutí součinnosti totiž může mít za následek vyloučení vybraného dodavatele ze zadávacího řízení.


Námitky

Základní ochranu proti nesprávnému postupu zadavatele představují pro dodavatele námitky. Níže uvádíme stručný výčet nejpodstatnějších informací, které se k tomuto zákonnému institutu vážou. Vzhledem k propracovanosti institutu námitek uvedeme více informací v samostatném článku.

Proti čemu lze podat námitky v zadávacím řízení:

Námitky lze podat proti všem úkonům nebo opomenutím zadavatele v zadávacím řízení a zvláštnímu postupu dle části šesté zákona (rámcová dohoda, dynamický nákupní systém, soutěž o návrh), stanovení zadávacích podmínek, volbě druhu zadávacího řízení nebo režimu veřejné zakázky, postupu zadavatele, který směřuje k zadání veřejné zakázky mimo zadávací řízení v rozporu se zákonem.

Kdo může podat námitky:

Námitky může podat dodavatel, kterému postupem zadavatele souvisejícím se zadáváním veřejné zakázky, nebo se zvláštními postupy hrozí nebo vznikla újma. Účastník konkrétního zadávacího řízení pak může navíc podat námitky týkajících se jiných úkonů či opomenutí zadavatele nad rámec výše uvedených.

Do kdy je nutné podat námitky:

Standardní lhůta pro doručení námitek v zadávacím řízení je 15 dní od okamžiku, kdy dodavatel zjistí domnělé porušení zákona zadavatelem či od okamžiku uveřejnění či obdržení zadavatelem povinně uveřejňovaných či zaslaných dokumentů. Tato lhůta je pak zákonem dále modifikována pro specifické případy, například námitky proti zadávacím podmínkám musí být doručeny zadavateli nejpozději do skončení lhůty pro podání nabídek (potažmo 72 hodin před jejím koncem, pokud si tak zadavatel vyhradí).

Náležitosti námitek:

Z námitek musí být zřejmé, kdo je podává, v čem spatřuje porušení zákona zadavatelem a čeho se domáhá.Pokud nejde o námitky, na které se vztahují lhůty podle § 242 ZZVZ musí být v námitkách také uvedeno, kdy se dodavatel o namítaném porušení zákona dozvěděl.

Případy, ve které námitky nelze podat:

Námitky nelze podat proti postupu zadavatele u veřejných zakázek malého rozsahu, koncese malého rozsahu, sektorové veřejné zakázky, neposkytnutí údajů z nabídek (viz bod 1). Dále námitky není možné podat po uplynutí stanovených lhůt.[5]


Podpis smlouvy

Ve chvíli, kdy byl vybrán dodavatel a došlo k oznámení o jeho výběru, byly předloženy všechny potřebné doklady před podpisem smlouvy a případně uběhla blokační lhůta pro podání námitek, ve které nesmí dojít k uzavření smlouvy, nastává okamžik podpisu samotné smlouvy. V rámci doladění zbývajících detailů může zadavatel požadovat poslední chybějící informace, a to například ohledně podepisující osoby, předložení plné moci či doplnění dalších údajů či dokladů (pojistné smlouvy, bankovní záruky aj.). Opět tedy autorka článku doporučuje dodavatelům bedlivě sledovat elektronický nástroj ohledně výzvy k podpisu smlouvy; zadavatel a vybraný dodavatel jsou totiž povinni uzavřít smlouvu bez zbytečného odkladu. V případě, že dodavatel neposkytne zadavateli s podpisem smlouvy potřebnou součinnost, může dojít v krajních případech až k jeho vyloučení z další účasti v zadávacím řízení (viz bod 6 výše).


Platnost a účinnost smlouvy

Smlouva je platná podpisem obou smluvních stran. Jelikož se však jedná o oblast veřejných zakázek, bude nutné smlouvu ještě zpravidla uveřejnit v registru smluv (nikoli však výlučně). Smlouvu, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění prostřednictvím registru smluv, pak nabývá účinnosti nejdříve dnem jejího uveřejnění v tomto registru.[6] Je však možné si sjednat datum účinnosti smlouvy i pozdější, tzv. odložená účinnost smlouvy. Zahájit plnění ze smlouvy, která podléhá povinnosti uveřejnění v registru smluv, je možné až v případě, že byla smlouva uveřejněna, a tedy došlo k nabytí její účinnosti.


Uveřejňovací povinnost zadavatele

Vzhledem k tomu, že při nakládání s veřejnými financemi je zcela nezbytné zachovat základní zásady zadávání veřejných zakázek, tj. mimo jiné také zásadu transparentnosti, je zadavatel povinen o průběhu a výsledku veřejných zakázek transparentně informovat veřejnost. Díky této uveřejňovací povinnosti je možné se o konkrétních smlouvách na veřejné zakázky informovat z široké škály veřejně dostupných zdrojů. Dodavatelé tak mohou sledovat, zda došlo k řádnému uveřejnění nejen v rámci vlastních smluv, ale rovněž mohou získat informace o trhu veřejného zadávání u ostatních veřejných zakázek. Mezi hlavní zdroje informací patří již zmíněný registr smluv, profily zadavatelů, Věstník veřejných zakázek a Úřední věstník Evropské unie (známý též jako TED).


Na základě výše uvedeného lze uzavřít, že celý proces zadání veřejné zakázky může pro dodavatele působit v některých případech formalizovaně, zdlouhavě a náročně zcela oprávněně. V případě, že se však dodavatelé dokáží v tomto procesu zorientovat, mohou se veřejných zakázek efektivně účasnit a získat tak značnou konkurenční výhodu. Důležité je umět identifikovat klíčové okamžiky, kdy musí dodavatelé reagovat, aby úspěšně uzavřeli smlouvu na veřejnou zakázku.


V tomto směru Vám přejeme, abyste případné nově nabyté zkušenosti úspěšně zhodnotili v budoucích zadávacích řízeních.


Mgr. Jana Karbanová - profilová fotografie

Mgr. Jana Karbanová

Právník | Specialista veřejných zakázek

Veřejné zakázky 24


Datum uveřejnění článku: 02.11.2023


Prémiový obsah je k dispozici na herohero a spotify.


Seznam použitých zdrojů a další užitečné odkazy:

[1] KARBANOVÁ, J. Zakázkové desatero pro dodavatele (1. část): Podání nabídky. Veřejné zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami. Odborný článek 04/23 ze dne 05.10.2023. Dostupné zde: https://www.zakazkovy-pruvodce.cz/post/zakazkove-desatero.

[2] § 109 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.

[3] § 48 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.

Tento postup neplatí v případě provedení elektronické aukce nebo v zákonem stanovených případech ochrany informací.

[4] Vedle vyloučení ze zadávacího řízení může být účastník dále také vyřazen, a to v závislosti na druhu řízení, kterého se účastní. Vyřazení a vyloučení je nutné odlišovat z důvodu prostředků, jakými se účastníci řízení mohou bránit. K vyřazení může dojít například v rámci veřejné zakázky malého rozsahu či u dílčích veřejných zakázek vyhlášených v rámci zavedeného dynamického nákupního systému. Konkrétní obranné prostředky v těchto případech jsou pak stanoveny interními postupy jednotlivých zadavatelů a měly by být rovněž popsány ve výzvě k podání nabídky.

[5] § 241 a násl. zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.

Pro úplnost je vhodné upozornit, že námitky nelze podat ani v případě dílčích veřejných zakázek zadávaných v zavedeném dynamickém nákupním systému či v případě minitedrů u rámcové dohody zadávané postupem s obnovením soutěže mezi účastníky rámcové dohody.

[6] § 6 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registr smluv).



Ministerstvo pro místní rozvoj ČR - Portál VZ: https://portal-vz.cz/uvod/

Sociálně odpovědné veřejné zadávání: https://www.sovz.cz


Vzor citace:

KARBANOVÁ, J. Zakázkové desatero pro dodavatele (2. část): Od podání nabídky až k uzavření smlouvy. Veřejné zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami. Odborný článek 06/23 ze dne 02.11.2023.


Další informace:


Tento článek si můžete zdarma stáhnout ve formátu .pdf zde:

KARBANOVA J._Zakazkove desatero_2.cast_clanek
.pdf
Download PDF • 778KB

Chtěli bychom Vás upozornit, že obsah tohoto odborného článku nelze chápat jako poskytování odborných informací nebo rad ve smyslu ust. § 2950 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, a rovněž ani jako poskytování právních služeb ve smyslu ust. § 1 odst. 2 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů. Charakter našich článků má posloužit k přiblížení a zpřehlednění právní úpravy veřejných zakázek, nikoliv jako profesionální právní návod k jejímu užití.


Upozorňujeme, že článek čepá výhradně z platné a účinné právní úpravy ke dni vydání článku a není v čase aktualizován.


© Veřejné Zakázky 24: Průvodce veřejnými zakázkami | zakazkovy-pruvodce.cz

Comments


bottom of page